Kreditkort används allt mer för att företag ska kunna hålla koll på sina utgifter. Det krävs däremot tydliga riktlinjer kring detta för att kreditkorten faktiskt ska vara effektiva. Att sätta en policy på kreditkortsanvändning inom företag kan öka strukturen. I slutändan kan det gynna företag inom ett flertal områden.
Policy på kreditkort kan skapa effektivitet
Många företag har ofta någon typ av policy kring sina kreditkort. Problemet är att den i vissa fall inte följs av alla anställda. Att genomarbeta dessa policys kan ge incitament för företagets anställda att följa policyn.
Tips! Att ha policys som eftersträvas internt inom företag skapar en tydligare struktur. Detta kan resultera i ett mer effektivt företag.
Vad som kan göras är att de anställda får följa processen i varför policys uppkommer och utvecklas. På så sätt kan företaget få en förståelse över användningen av kreditkortet.
Enkelhet gör att en policy följs
För att en policy ska införas gäller det att de berörda är villiga att följa den. Olika faktorer kommer spela in. Det gäller därför att trycka på rätt punkter för att policyn faktiskt ska gå i lås.
- De anställda ska inte betala med sina egna, privata kort. Istället ska alla få företagskort som medför betalningsansvar. Det finns speciella kreditkort anpassade för företag. Om kreditkortet endast används för arbetet blir det enklare för företag att kräva att den policy de sätter följs. Att använda privata kort gör gränserna suddiga och redovisningen av kortanvändningen blir tidskrävande.
- Enkelhet är lösningen till att anställda hänger med. Blir regleringarna för svåra och komplicerade finns stor risk att anställda tappar förståelse eller helt enkelt tröttnar på policyn. Ju bättre lösningar som skapas, desto högre användning resulterar det i. Genom att skapa enklare lösningar för kreditkort kan det i sin tur skapa en grund för att förenkla system för hela verksamheten.
Så får du anställda att fortsätta följa policyn
Ibland är problemet att policyn bara följs precis efter den införts. Därför måste du som inför policyn se till att den är långsiktig. Det finns tre steg som kan underlätta och motivera anställda till att inte glömma bort en policyn för kreditkort:
- Motivera. Försök motivera varför kreditkortspolicyn ska följas. Att det är enklare för de anställda att redovisa kan fungera som ett bra incitament.
- Var ett föredöme. Om du är den som infört policy för kreditkort är det viktigt att du följer den. Du är en förebild på företaget och hur du agerar sänder tydliga signaler till hur andra anställda också ska agera.
- Följ upp regelbundet. På så sätt blir det en vana för alla att ständigt uppdateras av hur kreditkorten ska användas.
För att ge ytterligare incitament för att använda kreditkortet kan det införas bonusar beroende på historiken. Det finns kreditkort med bonus som kan användas direkt av anställda.
